Benvenuto nella soluzione definitiva per la gestione Extra Contabile del Ciclo Passivo
InvoiSmart è il software che si affianca al tuo Programma di Contabilità ed è progettato per semplificare la gestione delle Fatture di Acquisto.
Finalmente potrai avere il pieno controllo del Ciclo Passivo e gestire in modo efficace i Budget.
Automatizzando e velocizzando i processi di controllo delle spese, la tua azienda può funzionare in modo efficiente.
Le fatture di acquisto vengono instradate automaticamente attraverso un flusso di lavoro e di approvazione predefinito o personalizzato.
Una volta approvate
ed autorizzate, le fatture possono essere utilizzate per generare automaticamente i pagamenti ai fornitori.
Non devi sostituire il tuo programma di contabilità, sarà InvoiSmart ad affiancarsi a lui.
Prova gratuita di 30 giorni
Esplora le funzionalità di InvoiSmart con un versione Demo. Avrai, per 30 giorni, la possibilità di inserire dei dati di test e scoprire le potenzialità del Prodotto.
fino al 31.12.2023 Configurazione GRATUITA
Per le sottoscrizioni annuali la configurazione è GRATIS, non avrai nessun costo di Setup (valore dello Sconto €399).
Perché InvoiSmart
L’automatizzazione del processo di Contabilità Fornitori, noto anche come gestione delle fatture fornitori o controllo dei Costi Passivi, coinvolge tutto il flusso di elaborazione delle fatture, dalle verifiche ai pagamenti dovuti ai fornitori da parte di un’azienda.
L’automazione prevede l’uso di un Invoice Management Software indispensabile per semplificare e ottimizzare il flusso di lavoro associato alla gestione delle fatture.
I Punti di forza di InvoiSmart
Flussi di lavoro personalizzati
Crea facilmente flussi di lavoro ad hoc che si adattano alle tue esigenze aziendali.
Definisci chi sono gli Approvatori preposti alla verifca delle Fatture e l’Autorizzatore al pagamento.
Notifiche
automatiche
Le persone giuste, al momento giusto, riceveranno le notifiche per verificare ed approvare le fatture per poi autorizzare i Pagamenti.
Collaborazione semplificata
Lavora in modo collaborativo.
Commenta, condividi o inoltra i documenti consentendo una comunicazione più rapida ed efficace tra tutti i membri del team.
Archiviazione
e Ricerca
InvoiSmart ti consente di archiviare e recuperare facilmente tutte le tue fatture e documenti collegati, in un unico posto sicuro e facilmente accessibile.
Monitoraggio e Reporting
Ottieni una visione completa del Ciclo Passivo grazie ai Report dettagliati e alle Analisi in tempo reale.
I Vantaggi per i Titolari e l'Amministrazione
Si affianca al tuo
programma di contabilità
InvoiSmart è concepito come uno strumento complementare, destinato a valorizzare e ottimizzare il tuo Programma, senza prenderne il posto ma integrandosi. L’obiettivo principale è quello potenziare il controllo.
Processi
più veloci
L’amministrazione non avrà più la necessità di richiedere ai Responsabili di verificare che le fatture ricevute siano corrette. Gli stessi, anche solo con un Click, saranno in grado di approvarle.
Tutte le Fatture
in un unico posto
Con InvoiSmart avrai la possibilità di inserire e consultare tutti i documenti relativi al ciclo passivo, raggruppati in una unica piattaforma.
Fatture approvate
e autorizzate
Chi è preposto ad effettuare i pagamenti non avrà più bisogno di perdere tempo per capire e definire quali sono le fatture da pagare e nemmeno di preoccuparsi delle loro scadenze.
Con il naturale utilizzo di InvoiSmart le troverà già approvate dai Responsabili e Autorizzate al pagamento dal Direttore Finanziario.
I Bonifici pronti
con un Click!
Con InvoiSmart avrai la possibilità di generare facilmente i flussi dei bonifici creando un file XML SEPA CBI (v. 04.00) generato dal sistema e che potrai poi importare nel tuo Internet banking.
Costi e Budget
sotto controllo
Con InvoiSmart potrai ottenere informazioni finanziarie accurate per supportare la presa di decisioni strategiche.
Grazie alle Dashboard di Analisi presenti nel Software terrai sotto controllo tutti i costi aziendali e potrai confrontarli con i budget fissati e/o con periodi precedenti.
Come funziona?... E' semplice!
Configura gli Utenti e i Responsabili preposti alla verifica delle fatture.
All’inizio del processo, riveste un’importanza fondamentale procedere con la creazione dei Profili di Approvazione, assegnando responsabilità specifiche ad utenti autorizzati incaricati della verifica e approvazione delle Fatture di acquisto.
Questo passo implica anche l’individuazione di chi avrà l’autorità definitiva per approvare i Pagamenti, garantendo così una gestione efficiente e accurata delle transazioni finanziarie.
Configura i Centri di Costo, le Voci di Spesa, assegnali ai Responsabili e completa il tutto con i relativi Budget
Strutturare le tue spese attraverso una suddivisione in Centri di Costo e specifiche Voci di Spesa, allo scopo di attribuire responsabilità chiare e precise ai vari Responsabili.
Inoltre, è consigliato l’istituzione di un Budget annuale per ciascun Centro di Costo, un passo strategico che consente di pianificare e controllare in modo più efficace le risorse finanziarie disponibili.
Questo approccio dettagliato alla gestione delle spese favorisce la trasparenza, l’efficienza e una migliore allocazione delle risorse all’interno dell’organizzazione.
Carica nel sistema le Fatture di Acquisto, Proforma e DDT
Inserisci nel sistema tutte le fatture di acquisto e dei documenti correlati.
Questo procedimento riveste un ruolo fondamentale nell’ambito del controllo e del monitoraggio delle spese aziendali e delle transazioni legate agli acquisti.
Le fatture elettroniche possono essere integrate nel sistema attraverso diverse modalità, come l’utilizzo di API, il caricamento tramite FTP oppure l’importazione agevolata mediante file CSV per una gestione semplificata.
Questo approccio automatizzato non solo semplifica il processo di inserimento delle fatture, ma consente anche una tracciabilità accurata delle spese, garantendo un controllo finanziario efficace.
Verifica le fatture, approvale, autorizza i Pagamenti e genera i flussi per i bonifici.
Una volta che le fatture sono state caricate nel sistema, si può eseguire il controllo al fine di garantire la loro correttezza.
I Responsabili Approvatori le verificano e, se considerate corrette, le fatture vengono approvate e autorizzate.
Dopo di che, si può procedere con la creazione dei flussi per i bonifici bancari, in modo da garantire che i pagamenti siano eseguiti in modo tempestivo e in conformità con i termini contrattuali.
Tieni sotto controllo Costi e Budget utilizzando le Dashboard di Analisi di InvoiSmart.
Al termine di questo processo, si può acquisire una visione chiara del totale delle spese, consentendo di valutare la conformità ai limiti prestabiliti dai Budget.
Inoltre, il controllo costante sul budget ti fornisce la possibilità di apportare correzioni e adattamenti in
tempo reale ottimizzando così la gestione delle risorse finanziarie dell’azienda.
Non perdere ulteriormente tempo prezioso e risorse in processi noiosi e poco produttivi!
Investi nella nostra soluzione di gestione e controllo, goditi i vantaggi di un flusso di lavoro snello, accurato e altamente efficiente.
Esperienze dei clienti
“InvoiSmart è una soluzione software straordinaria che ha rivoluzionato la gestione delle nostre fatture aziendali. Questo potente strumento ci ha permesso di personalizzare flussi di lavoro, ricevere notifiche automatiche e collaborare in modo efficiente tra dipartimenti.
Inoltre, l’archiviazione semplificata e i report dettagliati ci hanno aiutato a mantenere il controllo dei costi e dei budget. Le dashboard di controllo sono state per me un vantaggio inestimabile.
In sintesi, InvoiSmart ha reso il nostro ufficio più efficiente e il controllo delle spese aziendali più accurato. Lo consigliamo vivamente a chiunque cerchi una soluzione completa per la gestione delle fatture.”
Merch Pescollderungg
Managing e Director
Continental Europe Fine & Rare
“InvoiSmart è stata la chiave di svolta nella gestione delle nostre fatture aziendali.
E’ facile da utilizzare e molto efficace nella lettura dei dati, soprattutto quelli di analisi.
Inoltre Holisoft è sempre puntuale nel caso in cui serva qualche chiarimento/suggerimento sull’utilizzo”
Luca Gori
“Grazie a InvoiSmart, siamo in grado di gestire in modo impeccabile l’intero ciclo passivo, assegnando agevolmente i documenti a diverse unità contabili.
Il nostro processo di importazione delle fatture passive, il controllo e il pagamento puntuale seguono ora un workflow veloce e preciso.
La sezione Analisi ci offre una visibilità completa sui budget e sui costi in ogni istante.
InvoiSmart rappresenta un importante valore aggiunto per il nostro reparto amministrativo e finanziario, e siamo pienamente soddisfatti dei risultati ottenuti.”
Verena Irsara
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HOLISOFT SRL
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